Gestão Estratégica​

O Instituto Postalis pautado nas melhores práticas de mercado e recomendações normativas e regulamentares desenvolve ações no aprimoramento da Gestão de Risco Corporativo. Neste sentido, no ano de 2020 foi realizado a avaliação de riscos do 3º Ciclo de Avaliação de Riscos e Controles Internos. Nesta oportunidade foram avaliados 15 áreas e 54 processos, e foram aplicados 72 novos controles de boas práticas. A ação fortalece os processos internos e traz mais segurança e conformidade com normas para o Instituto.

O processo de gestão de riscos e controles é baseada em arquitetura elaborada pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission-COSO, alguns componentes dessa estrutura contemplam a identificação, mensuração e o tratamento dos riscos dos processos da Entidade. Vale destacar que a metodologia utilizada está alinhada com a NBR ISO 31000:2009 norma internacional, que tem como objetivo fornecer princípios e diretrizes abrangentes, para auxiliar as organizações em suas análises e avaliações de riscos.

Para o ano de 2021, serão realizados trabalhos de acompanhamento e continuidade de novas ações para o aperfeiçoamento e busca da excelência no processo de gestão de riscos corporativos trazendo mais segurança operacional e legal para os Participantes, Patrocinadores e todos os envolvidos no Instituto.

Home Office

O ano de 2020 foi marcado por uma grande mudança no modelo de trabalho em todo o mundo.  A pandemia do novo Coronavírus (COVID-19) impôs o isolamento social como a principal estratégia de prevenção, impactando a vida de todos em muitos aspectos.

No Postalis, a partir do dia 30/03/2020, todas os empregados passaram a trabalhar em regime de home office.   Destacamos que, apesar das adversidades do momento, o Instituto cumpriu as suas metas e obrigações, pagou benefícios rigorosamente em dia e manteve todos os serviços disponíveis aos participantes.

Mesmo no regime de teletrabalho, o Instituto continuou investindo na capacitação, integração e treinamento de suas equipes, por meio de cursos online, palestras, reuniões de equipe, reuniões gerenciais e encontros da alta gestão com todo o corpo de funcionários.

A equipe do Postalis segue engajada em cumprir os objetivos do Instituto e construir um futuro melhor para todos os participantes.

Programa de desenvolvimento de líderes

Em 2020, demos continuidade ao programa de desenvolvimento de líderes, desta vez com foco específico no treinamento de gerentes. Após levantamento das principais necessidades, o programa contou com etapas de Coaching individual e oficinas de treinamento voltados para a melhoria de resultados organizacionais, produtividade, qualidade, colaboração, foco e visão sistêmica.

Capacitação

Durante o ano de 2020, a equipe do Postalis participou de 21 treinamentos externos, totalizando uma carga horária de 591 horas.  Além disso, houve mais de 600 horas de treinamentos internos e ciclos de palestras com temas variados, entre eles: A LGPD e seus impactos, Gestão de Riscos e Controles Internos, Privatizações no ambiente de Previdência Complementar, Ética, Liderança, entre outros, totalizando 6 eventos in company.

Certificação

O Postalis manteve o seu programa de incentivo à certificação dos membros de sua equipe. Em 2020, houve investimento em 10 processos de certificação, com foco em investimentos, contabilidade e administração.

Além das diversas campanhas de rotina, desenvolvidas anualmente, 2020 foi um ano diferenciado para o Postalis em seu esforço de se comunicar e interagir com seu público.

A pandemia do Coronavirus trouxe um desafio extra, uma vez que o distanciamento social gerou uma serie de dificuldades para todas as empresas. O Postalis reagiu com um esforço conjugado das suas áreas que elaboraram diversas medidas para diminuir essas dificuldades, e a comunicação teve papel fundamental em esclarecer essas novidades. Para isso, um sem número de avisos, mensagens, baners, textos, notas de esclarecimento e vídeos tutorias foram publicados no site, no Toutube e na imprensa, e enviados por e-mail marketing e SMS.

As ações de destaques ficaram por conta da divulgação das Eleições do Postalis e de todo o processo eleitoral, que ocorreu de forma totalmente digital, inclusive com a geração das senhas para votação por meio eletrônico.

O atendimento ao PDI dos Correios também teve forte impacto, especialmente para as áreas de atendimento e benefícios, que tiveram o devido suporte pela Comunicação e pela Tecnologia.

Também houve o acompanhamento dos encontros do Grupo de Trabalhos (GT) formado por técnicos do Postalis e membros das entidades representativas de participantes, que trataram da questão do TAC e da Estratégia Previdencial, visando dar uma solução ao déficit do PBD.

Outro importante trabalho desenvolvido foi o de resgate da imagem institucional, com forte atuação da assessoria de imprensa. Ao longo do ano, mais de vinte artigos foram publicados pela mídia especializada, nos quais o Postalis esteve mencionado ou foi o protagonista. A grande maioria desses artigos teve viés bastante positivo para o Instituto.

Aproveitando o momento de volta a normalidade institucional com a nova formação dos conselhos Deliberativo e Fiscal, além do resgate paulatino da imagem institucional, a Comunicação também desenvolveu internamente, sem nenhum custo, uma nova logomarca do Postalis, mais moderna e com forte proximidade com a marca do patrocinador (Correios).

Conheça alguns dos números da comunicação em 2020:

NÚMEROS DA COMUNICAÇÃO

Portal / site – www.postalis.org.br :

– 79 notícias publicadas; (Fonte: WordPress)

– 4.2 milhões de visualizações; (Fonte: Google Analytics)

– 728 mil visitantes / usuários; (Fonte: Google Analytics)

– 445 mil novos visitantes / usuários; (Fonte: Google Analytics)

– média de 2,95 páginas acessadas por visitante. (Fonte: Google Analytics)

Definições:

Sessões: O número total de sessões no intervalo de datas. Uma sessão é o período de tempo em que um utilizador está a interagir ativamente com o seu Website, aplicação, etc. Todos os dados de utilização (Visualizações de ecrã, Eventos, Comércio eletrónico, etc.) são associados a uma sessão.

visualizações – Número total de páginas visualizadas. São contabilizadas as visualizações repetidas de uma única página.

visitantes / usuários: Os utilizadores que iniciaram pelo menos uma sessão durante o intervalo de datas.

Novos visitantes / usuários: O número de utilizadores pela primeira vez durante o intervalo de datas especificado.

páginas acessadas: Páginas/Sessão (média de páginas visitadas) corresponde ao número médio de páginas visualizadas durante uma sessão. São contabilizadas as visualizações repetidas de uma única página.

SMS:

 – 3.423.852 SMS enviados (R$ o,o8 cada SMS) – (Fonte: Sistema ZENVIA)

E-mail Marketing:

– 3.034.891 e-mails enviados – (Fonte: Sistema LOCAWEB)

Youtube – Canal Descomplica Postalis: (Fonte: YOUTUBE STUDIO)

Mudança no perfil de idade dos espectadores:

Idade do espectador

2020 (%)

2019 (%)

25 a 34 anos

2,04

1,27

35 a 44 anos

7,51

3,59

45 a 54 anos

16,62

10,2

55 a 64 anos

56,12

77,08

A partir de 65 anos

17,71

7,86

Youtube – Canal Descomplica Postalis: (Fonte: YOUTUBE STUDIO)

– 58.395 visualizações;

– 1.630 horas de exibição;

– 3.6K inscritos desde o lançamento em 2016;

– 809 inscritos no ano;

Em 2020, o atendimento aos participantes teve como destaque o remanejamento da equipe de atendentes da Central de Atendimento para o sistema de home-office, devido às medidas protetivas relacionadas ao Coronavírus, a partir de março. Mesmo assim, os principais canais de atendimento ao público (Central 0800 e o atendimento eletrônico, via Fale Conosco) continuaram operando normalmente.

Outro destaque foi a disponibilização do Portal do Pensionista. Esta plataforma passou a permitir o acesso aos recebedores de pensão por morte, para consultar suas informações via autoatendimento (Postalis online).

Ainda no primeiro semestre, foram desenvolvidas diversas ações pelas áreas do Postalis e pela equipe de atendimento, buscando amenizar os impactos da pandemia aos participantes. Foram elas: o oferecimento de taxas de juros diferenciadas para cada plano, a cobertura de sinistros para o COVID-19, a possibilidade de agendar o atendimento telefônico, o pagamento da complementação do auxílio doença, a antecipação do INSS, a antecipação do abono anual para maio e a suspensão das parcelas de empréstimo (em abril e julho). Mesmo com tudo isso, o atendimento humanizado continuou sendo o principal foco dos atendentes, o que culminou com o índice de 95% de satisfação pelos participantes com o tratamento dado pelo Postalis.

NÚMEROS DO ATENDIMENTO

 Autoatendimento (Postalis ONLINE) – 1.536.622 acessos

 Total de atendimentos

 1º Nível (Central 0800 + Fale Conosco + presencial + e-mails e cartas) – 192.708

  Pesquisa de Satisfação da Central (0800)

 Tempo de espera – 85,6% dos participantes que responderam, atribuíram notas máximas de satisfação (de 0 a 5).

Solicitação atendida – 71,7% dos participantes que indicaram “sim”.

Excelência no atendimento – 95,5% dos participantes que responderam, atribuíram notas máximas de satisfação (0 a 5).

NÚMEROS DA OUVIDORIA

No ano de 2020 foram registradas 2.868 manifestações na Ouvidoria. Os assuntos mais recorrentes nestas manifestações estão relacionados a empréstimo, benefícios, cadastro e contribuições com 45,08%, 17,60% e 12,76%, respectivamente.
A Ouvidoria centraliza o tratamento das manifestações recebidas pelo próprio canal, no site do Postalis, e demandas externas recebidas da Previc e site Reclame Aqui.

Estatísticas

 

 

Compras, contratações e relacionamento com fornecedores:

Em 2020, foi criada no Postalis a Coordenação de Contratos (CCA) com o objetivo de tornar o processo de contratação mais robusto e célere. Os fornecedores são fundamentais para os negócios do Postalis. A Entidade valoriza e reforça parcerias saudáveis e a construção de relacionamentos sustentáveis de longo prazo.

O processo de contratação de bens e serviços é conduzido de forma centralizada pela Gerência Administrativa (GAD), que tem como objetivo formular, propor, implementar, acompanhar e avaliar políticas, normas e critérios de compras de produtos e serviços, gerenciar o relacionamento com fornecedores e realizar compras e contratações, entre outros.

Os contratos com fornecedores incluem cláusulas específicas sobre o adequado monitoramento de questões ligadas à Lei Anticorrupção, à Política de Integridade e ao Código de Ética, assim como o respeito a proteção de dados pessoais, na forma da Lei nº 13.709, de 2018. No caso de identificação de irregularidades, poderão ser aplicadas penalidades que incluem, entre outras, a suspensão ou a rescisão do respectivo contrato.

Quantidade de contratos

Fornecedores por tipo de atividade:

Comparativo das despesas administrativas do Postalis

Análise da execução do PGA

O Postalis vem mantendo-se na busca da eficiência dos gastos. Em 2020 as despesas administrativas tiveram um pequeno aumento, de 6,5%, que foi reflexo, principalmente da recomposição da diretoria e dos Conselhos Deliberativo e Fiscal, os quais não estavam atuando durante a Intervenção, finalizada em dezembro de 2019. Entretanto, em serviços de terceiros, houve redução de 12,54%, fruto, notadamente, de menores despesas com consultorias jurídica e atuarial, com telecomunicações e serviços postais e malotes. Em despesas gerais, a redução foi de 5,88%, principalmente relacionada à negociação de tarifas bancárias. Além disso, os grupos de treinamentos, congressos e seminários e de viagens e estadias, tiveram, respectivamente, redução de 73,30% e 89,11%, em razão das restrições impostas pela pandemia do coronavírus

Evolução das despesas X Nºde participantes

Evolução das despesas X Recursos garantidores

GERÊNCIA JURÍDICA – GJU

CCJ – Coordenação Consultiva Jurídica

Sobre a parte consultiva da GJU, informamos que foram realizadas 321 elaborações em 2020, incluindo comunicações internas, análises, pareceres, cartas e manuais.

CCT – Coordenação de Contencioso

No que tange à Coordenação de Contencioso, no ano de 2020 houve uma redução no número de dias de duração dos processos, de 1799, em 2019, para 1783, em 2020.

Segue, ainda, a divisão do número de processos em andamento em todos os estados do país em 2020, dos 1658 processos ativos durante o ano de referência.

Ainda em relação ao Contencioso, informamos que, em 2020, segundo sistema Atena, foram realizadas 58 previsões de recebimento, conforme gráfico, totalizando R$ 5.460.077,45 (cinco milhões, quatrocentos e sessenta mil, setenta reais e quarenta e cinco centavos) em devolução de valores a título de depósitos judiciais e recursais.

CJI – Coordenação Jurídica de Investimentos

A Coordenação de Investimentos manejou, em 2020, 62 processos, que envolvem a recuperação de um total equivalente de R$ 15.767.776.771,30 (quinze bilhões, setecentos e sessenta e sete milhões, setecentos e setenta e seis mil, setecentos e setenta e um reais e trinta centavos) em ativos. Tais ações envolvem demandas indenizatórias, execuções judiciais, arbitrais e outras demandas diversas. Dentre o valor indicado acima, encontra-se Ação Civil de Improbidade Administrativa, mantida em curso pelo Ministério Público Federal que visa recuperar valores equivalentes a R$ 9.480.338.785,70 (nove bilhões, quatrocentos e oitenta milhões, trezentos e trinta e oito mil, setecentos e oitenta e cinco reais e setenta centavos). Segue abaixo gráfico exemplificativo:

 

COORDENAÇÃO DE FINANCIAMENTO E EMPRÉSTIMOS -CFE/GIN

O ano de 2020 foi marcado pelo início da pandemia causada pela COVID-19. Nesse sentido, com o intuito de reduzir/minimizar os impactos econômico-financeiros aos participantes e suas famílias, em abril, o Postalis abriu a possibilidade de realização de suspensão extraordinária dos pagamentos mensais por um período de 3 meses, sem a incidência de correção monetária e juros. Esta ação beneficiou cerca de 16.000 contratos.

Novamente, em setembro, foi lançada a segunda versão da suspensão extraordinária, nos mesmos moldes da primeira, contudo, por um prazo de dois meses, tendo alcançado mais de 9.000 contratos.
Ao longo de 2020 foram concedidos mais de R$ 390 milhões, em quase 30.000 novos empréstimos. As taxas de juros oferecidas pelo Postalis são mais atrativas que as praticadas pela grande maioria dos bancos comerciais.

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