RAI

2018

Relatório Anual de Informações

Gestão Estratégica​

Desde o início do processo de intervenção, um dos principais objetivos do interventor é a valorização e a motivação da equipe do Postalis. Uma de suas primeiras ações foi a instituição de um Grupo de Apoio à Gestão, formado por gerentes do corpo técnico do Postalis, para auxiliá-lo na gestão.

Outras ações voltadas para o desenvolvimento da equipe e melhoria do clima organizacional:

Aproveitamento dos talentos internos
A criação das coordenações e a revisão das políticas de recursos humanos, que instituiu um novo formato de designação de funções gerenciais e de coordenação, permitiram um melhor aproveitamento dos talentos internos.

Melhoria no ambiente de trabalho
Em maio, a sede foi transferida para um imóvel com uma melhor localização e instalações mais modernas, propiciando maior interação e sinergia entre as equipes.

Ponto eletrônico
Na nova sede, foi implementado o sistema de registro de ponto eletrônico em substituição do antigo formato de registro (manual), o que resultou em mais segurança para a entidade e os empregados.

Capacitação
Em 2018, a nossa equipe participou de 24 treinamentos externos, totalizando uma carga horária de 479 horas .
Além disso, tivemos mais 178h de treinamento interno sobre temas como investimentos, riscos atuariais, segurança da informação, metodologia ágil e técnicas de atendimento de excelência.

Made in Postalis
Encontro mensal de toda a equipe para compartilhar experiências, informar sobre a atuação das áreas, ações em curso, novidades no segmento de previdência, novas rotinas e outros assuntos de interesse da entidade e dos colaboradores.

Programa de Desenvolvimento Gerencial
Com o objetivo de capacitar os gestores e prepará-los para uma atuação de alta performance, foi realizado programa de desenvolvimento de liderança, com a aplicação de metodologia de Coaching .

Certificação
O Postalis incentiva os colaboradores a se certificarem. Atualmente, todos os profissionais ligados ao processo decisório de investimento possuem certificação. Para os demais funcionários, que não trabalham diretamente com investimentos, o Postalis oferece o incentivo de pagamento de 60% do valor da prova para certificação.

A intervenção gerou uma demanda maior de aproximação dos participantes com a entidade. Dessa forma, a transparência, a tempestividade e intensificação das ações de comunicação foram prioridades da Gerência de Relacionamento.

Em razão da mudança em nosso modelo de atendimento, ao longo do ano foram produzidos diversos vídeos com informações sobre os planos e tutoriais para auxiliar os participantes com o autoatendimento no Postalis Online.

NÚMEROS DA COMUNICAÇÃO

O fortalecimento dos controles internos e a gestão de risco são fundamentais em um processo de intervenção. Ao longo do ano, foi feito um grande esforço de toda a entidade nesse sentido.

O primeiro passo, após a reestruturação organizacional, foi a elaboração da matriz de riscos, com a identificação dos principais riscos corporativos, bem como dos controles internos necessários para mitigá-los.

Com base nisso, a área de controles internos emitiu o primeiro relatório anual de gestão de riscos operacionais e, adicionalmente, identificou os riscos residuais relevantes. A partir desse trabalho, foram criados 14 planos de ação que têm como objetivo trazer melhorias nos controles internos e nos processos organizacionais.

Em 2018, o Postalis mudou o seu modelo de atendimento. 26 núcleos regionais distribuídos pelo Brasil priorizavam o atendimento presencial, restringindo-se aos participantes, assistidos e pensionistas que moravam na região metropolitana, enquanto que demais associados eram atendidos por telefone, e-mail, Fale Conosco e correspondência. Este formato apresentava custos elevados e baixa efetividade. 

Com o objetivo de reduzir as despesas administrativas e melhorar a qualidade do serviço, o instituto realizou um amplo estudo de mercado com outros fundos de pensão e decidiu por mudar o modelo de atendimento, estruturando-se da seguinte forma: extinguiu ao longo de 2018 todos núcleos regionais, criou uma Central de Atendimento com equipe própria e 18 posições ativas por turno, deu ênfase ao atendimento eletrônico por meio do autoatendimento e do Fale Conosco, além da correspondência e do atendimento presencial exclusivo na sede do Instituto. 

Dentre os destaques do novo modelo estão a segurança nos atendimentos por telefone com a utilização de recursos como gravação e identificação positiva dos participantes, a padronização dos procedimentos, a monitoria da qualidade dos atendimentos realizados por telefone, o avanço para processos digitais, o que torna os processos mais ágeis e menos burocráticos, o treinamento continuado da equipe de atendimento, o gerenciamento por métricas e indicadores e uma maior integração entre as áreas.

Números do Atendimento ao Participante

 

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