RAI 2019

Relatório Anual de Informações

Gestão Estratégica​

O Postalis dá grande importância à manutenção de adequados processos e controles internos e ao estrito cumprimento das normas corporativas e de integridade estabelecidas por seus órgãos colegiados e legislação aplicável ao setor de previdência complementar (compliance).

O Instituto tem buscado contínuo aperfeiçoamento de suas normas corporativas e ferramentas tecnológicas e investido em treinamentos de seus funcionários voltados à prevenção a fraudes, lavagem de dinheiro e comportamento ético além de incentivar a certificação técnica.

Possui estrutura de controles internos com recursos adequados, contudo em contínuo aprimoramento.

O Comitê de Auditoria do Postalis encontra-se em atividade desde julho de 2019 e foi criado em cumprimento ao disposto na Resolução CNPC nº 27/2018.

Conta ainda com serviços de auditoria independente e auditoria interna, essa última subordinada técnica e administrativamente ao Conselho Deliberativo.

O gerenciamento dos riscos no Postalis envolve diferentes unidades internas e conta com a participação de todas as instâncias de gestão, desde a alta administração até níveis operacionais, que apoiam a contínua melhoria da estrutura de controles internos, aprimoramento de processos, normas corporativas e ritos decisórios.

O processo é executado anualmente e o resultado é documentado em ferramenta sistêmica, onde são inseridos os riscos, avaliações e planos de ação. Para tanto, é apoiado pela estrutura de controles internos do instituto e por empresa de consultoria em gestão de riscos, especializada no setor de previdência complementar, o que garante razoável independências nas avaliações.

Com o objetivo de gerenciar adequadamente os riscos aos quais o Postalis está exposto, é realizado acompanhamento sistêmico, por meio do mapeamento dos processos e avaliação dos riscos e controles. Esse mapeamento contempla o sistema de controles internos do instituto (matriz de riscos), onde os déficits de controles são pontuados, tomando-se por base os critérios definidos para este fim, permitindo a avaliação do grau de exposição aos riscos. Com o resultado, são propostos planos de ação para mitigar os déficits de controle que apresentam grau de risco alto ou de relevante contribuição para o atingimento dos objetivos e missão do Postalis.

As metodologias adotadas são a arquitetura elaborada pelo Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO e a RCSA – Risk and Control Self Assessment, de tal forma que os resultados refletem as percepções dos colaboradores em relação aos riscos e controles.

Por meio da aprovação da sua Política de Recursos Humanos, o Postalis consolidou as diretrizes da gestão de pessoas como um conjunto de ações voltadas para a atração, retenção e desenvolvimento profissional dos empregados visando atingir os objetivos estratégicos e metas institucionais.

Em 2019, além da continuidade das ações voltadas para o desenvolvimento da equipe e melhoria do clima organizacional, outras ações se destacaram:

Programa de desenvolvimento gerencial

Iniciado em 2018, o Programa de Desenvolvimento da Liderança teve por objetivo aperfeiçoar e qualificar os gestores do Postalis. Em 2019, a segunda fase do programa previu atividades de Coaching e oficinas de treinamento com temas direcionados aos pontos de melhoria identificados no primeiro ano do programa, tornando ainda mais efetivo os encontros e a evolução dos líderes do instituto.

 Capacitação

Em 2019 a equipe do Postalis participou de 60 treinamentos externos, totalizando uma carga horária de 1.793 horas. Além disso, houve mais de 1.590 horas de treinamentos internos e ciclos de palestras com temas variados, entre eles: investimentos, riscos atuariais, segurança da informação, metodologia ágil, técnicas de atendimento de excelência, liderança, entre outros, totalizando 12 eventos in company.

Certificação

O Postalis manteve o incentivo na certificação de seu pessoal. Em 2019, houve investimento em 12 processos de certificação, com foco em investimentos, contabilidade e administração.

Aproveitamento dos talentos internos

Foram realizados processos seletivos para adequação do quadro funcional, resultando no aproveitamento de talentos internos, inclusive estudantes que foram desenvolvidos durante o programa de estágio do Postalis.

Comitê de Auditoria

O Postalis realizou processo seletivo para formação do Comitê de Auditoria Independente em atendimento às disposições da PREVIC, no que corresponde a contratação de serviços de auditoria independente para fins de demonstrações contábeis. O processo foi conduzido com suporte técnico de consultoria externa especializada em recrutamento e seleção.

Aprovação dos normativos de gestão de pessoas

Os normativos foram elaborados em dois grandes blocos, abrangendo todas as práticas de gerenciamento de recursos humanos do Postalis. Os instrumentos seguem as diretrizes da Política de Recursos Humanos da entidade, viabilizando a transparência e padronização dos procedimentos internos.

Saúde e Qualidade de Vida no Trabalho

Em 2019, o Postalis promoveu sua 1ª Semana da Saúde aos seus colaboradores. O evento ocorreu entre os dias 18 e 22 de novembro com diversas atividades de cuidado e prevenção da saúde, com os temas: ergonomia, educação alimentar, prevenção ao câncer, ginastica laboral, saúde mental e massagem expressa.

O Postalis também promoveu campanhas de conscientização da prevenção do câncer de mama (Outubro Rosa) e do câncer de próstata (Novembro Azul).

Made in Postalis

Foram mantidos os encontros mensais para compartilhar experiências, informar sobre a atuação das áreas, ações em curso, novidades no segmento de previdência, novas rotinas e outros assuntos de interesse da entidade e dos colaboradores.

O ano de 2019 foi marcado pela incorporação da Coordenação de Atendimento ao Participante – CAP à Gerência de Relacionamento – GRE passando ao ser denominada de Gerência de Comunicação e Relacionamento – GCR.

Esta integração possibilitou a ampliação das atividades de relacionamento do Postalis, a partir da análise dos dados obtidos diretamente dos participantes atendidos na Central 0800. 

Tendo, como diretriz de trabalho, a transparência e a necessidade de aproximação do seu público, gerada pela intervenção do órgão regulador e fiscalizador, a Previc, a comunicação e o relacionamento tiveram atuação destacada ao longo deste ano. Seguem alguns dados que ilustram bem as atividades de relacionamento realizadas.

NÚMEROS DA COMUNICAÇÃO EM 2019

Youtube – Canal “Descomplica POSTALIS”

Portal / site – www.postalis.org.br

SMS / E-mail Marketing

 

Há dois anos, o Postalis mudou o seu modelo de relacionamento com o participante,  a partir da inauguração de uma Central de Atendimento Telefônico (0800) com equipe própria e 22 posições ativas por turno. Esse modelo deu ênfase ao atendimento eletrônico por meio de sistema informatizado que possibilita o autoatendimento ou registro de chamado pelo Fale Conosco. Contudo, o Instituto preservou os tradicionais canais por correspondência e o atendimento presencial exclusivamente na sede. 

Dentre os destaques do novo modelo estão a segurança nos atendimentos por telefone com a utilização de recursos como: gravação e identificação positiva dos participantes, monitoria qualitativa e quantitativa das ligações e, padronização das informações prestadas. Além disto,  avanços nos processos digitais tornaram o atendimento mais ágil e menos burocrático, possibilitando o treinamento continuado da equipe, o gerenciamento por métricas e indicadores e uma maior integração entre as áreas de negócio.

Total de atendimentos em 2019: 186.962

Quantidade de operações no autoatendimento: 1.877.025

Implantação do sistema Postalis Admin – módulo Benefícios – Concessões

  • Qualidade e rapidez nas operações de concessão de benefícios.
  • Modernização.
  • Transparência.
  • Responsabilidade socioambiental.
  • Economia financeira

Os principais avanços:
100% dos requerimentos de concessões de benefícios de auxílio-doença e aposentadoria com recebimento de documentação comprobatória digital e deferimento dos dados automatizado.
No Postalis Online o próprio participante pode requerer o benefício de auxílio-doença (autoatendimento) sendo recepcionado pela Gerência de Benefícios para análise e deferimento.
100% dos requerimentos de concessões de benefícios de pecúlio e pensão por morte com recebimento de documentação comprobatória impressa e deferimento dos dados automatizado.
100% dos requerimentos de prorrogações e altas de benefícios de auxílio-doença e aposentadoria por invalidez com recebimento de documentação comprobatória digital e deferimento dos dados automatizado.
100% dos requerimentos de concessão, prorrogação e alta com double check de dados e documentação comprobatória, realizado por colaboradores distintos.
Conferência e deferimento dos requerimentos de concessão, prorrogação e alta digitais analisados e deferidos em até 48 horas após a solicitação do participante.
Concessões que dependiam da atualização da cota do Plano agora são deferidos em até 48 horas após a referida atualização.

Acesso do participante ou aposentado no site do Postalis por meio do Postalis online:
Acompanhamento do “status” do requerimento de benefício: “em análise”, “deferido”, “pendente (aguardando regularização da documentação) ou “indeferido e o motivo”.
Visualização da documentação comprobatória encaminhada para requerer o benefício.
Comunicados de concessão de benefícios.
Contracheques de benefícios.
Comprovantes de rendimentos de benefícios para declaração de ajuste anual.

Acesso da pensionista no site do Postalis por meio do Postalis online:
Contracheques de benefícios.
Comprovantes de rendimentos de benefícios para declaração de ajuste anual.
Utilização do Sistema Informatizado de Controle de Óbitos (SISOBI), consulta semestral resultou: 405 falecidos identificados e 143 pagamentos de benefícios bloqueados.
O valor poupado gira em torno de R$ 165.000,00 (cento e sessenta e cinco mil reais) mensais.
Processamento e fechamento das folhas de benefícios até o dia 25 de cada mês com pagamento previsto no último dia útil do mês.
Acesso aos contracheques (prévia) 5 dias antes do pagamento

Encerramento das impressões e postagens, que possuía o seguinte fluxo:
Comunicados de concessão de benefícios (8.400 documentos anuais)
Contracheques (480.000 documentos anuais).
Comprovantes de rendimentos para declaração de ajuste anual (70.000 documentos mensal).
Encerramento da atividade de envio de processos de concessão para guarda junto a empresa terceirizada.
Redução de consumo de papeis impressos para montagem de processos, conferência e geração de folha de pagamento.

Postalis – Instituto de Previdência Complementar é uma entidade fechada, sem fins lucrativos e com autonomia administrativa e financeira. 

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